Kundenmanagement Software – Implementierung im Unternehmen

Wenn ein Unternehmen seine Software auf modernste Anforderungen und Möglichkeiten ausrichtet, stellt sich die Frage, wie eine neue Kundenmanagement Software in die bestehende IT-Architektur eingebunden wird. Oftmals befürchten Anwender, dass der Betrieb deshalb ruhen müsse, und tatsächlich gaben einige Anbieter von CRM Software noch im ersten Quartal des Jahres 2011 an, dass der reibungslose Betrieb für 10 bis 14 Tage unterbrochen sein könne. Der Standard ist dies jedoch Mitte des Jahres 2011 nicht mehr. Es gibt einige Risiken, die aber zu vermeiden sind.

Ratschlag Nummer 1: Starten Sie Step by Step

Der Wunsch, mit einer neuen Kundenmanagement Software den großen Wurf im Vertrieb zu landen, ist völlig verständlich, kann aber die Anwender überfordern. Technisch wäre es kein Problem mehr. Durch moderne, webbasierte Lösungen brauchen Sie weder teure Hardware noch ist etwa ein „Umschreiben“ von Datenbanken nötig. Ungefähr zwischen dem ersten und zweiten Quartal 2011 haben sich flächendeckend Lösungen etabliert, welche die Migration nahezu jedes Datenbankformates in jüngste CRM Software Lösungen möglich machen, und zwar auf Knopfdruck. Auch Exoten wie Microsoft Access, bei Anwendern wegen seiner Sicherheit seit vielen Jahren sehr beliebt, aber bislang inkompatibel zu fast allem, was es sonst noch gibt (inklusive anderer Microsoft-Datenbanken), wird heute unproblematisch in eine CRM Lösung integriert. Kleine deutsche Softwarefirmen haben entsprechende Lösungen entwickelt. Gerade deshalb, weil es technisch so leicht ist, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen. Die Mitarbeiter können dann noch einige Wochen bei bestimmten Anwendungen auf ihre bekannten Module zugreifen und lernen die neue CRM Software in Ruhe kennen.

Ratschlag Nummer 2: Vereinheitlichen Sie die Regeln

In Programmen wie Excel oder Outlook (die in die Kundenmanagement Software eingebunden werden) ist es kein Problem, wenn ein Mitarbeiter in seiner persönlichen Datenbank Felder oder Spalten verwechselt. Er wird die Kundenadresse dennoch identifizieren können. Bei einer CRM Software, auf die alle Mitarbeiter zugreifen, muss der Datenstamm einheitlich sein. Auch daher empfiehlt sich die allmähliche Migration, ein wesentlicher Schritt ist dabei eine einheitliche Datenbasis. Über einen Zeitraum von rund 14 Tagen bis 4 Wochen sollte kontrolliert werden, ob es noch Erfassungsfehler gibt. Erst dann stützt sich das Unternehmen ausschließlich auf die neue Software. Dieses Procedere wird bei EDV-Umstellungen immer angewandt, es wirkt mühselig, ist aber sicherer und kostengünstiger als ein ganzer Stamm verlorener Kunden.

Ratschlag Nummer 3: Stellen Sie einen klaren Etappenplan auf

Die IT-Verantwortlichen stellen gern ungeduldige Pläne für die Einführung der Kundenmanagement Software auf, sie wollen „fertig werden“. Lassen Sie jedoch in diesem Fall alle beteiligten Mitarbeiter gemeinsam über das Vorgehen beraten. Stellen Sie klar, was in welchen Schritten passieren wird, ab welcher Woche gravierende Umstellungen zu erwarten sind. Dann gelingt die Migration der CRM Software in der Regel problemlos.

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